Créer et assigner
Nouvelle action crée une action sans inspection derrière : une ampoule grillée signalée au détour d’un couloir n’attend pas l’audit trimestriel. Au téléphone, c’est + Nouvelle, dans la barre du haut de l’écran Actions : le formulaire prend l’écran, et Créer l’action reste en bas, sous le pouce. Au PC, le bouton Nouvelle action ouvre le formulaire dans une fenêtre, par-dessus la liste. Le même formulaire s’ouvre depuis une réponse pendant une inspection (Créer une action corrective), et depuis la fiche d’un actif ou une de ses observations (Créer une action) : il dit alors d’où vient l’action, et propose le texte de l’observation comme titre.
Le formulaire
Section intitulée « Le formulaire »Chaque réglage est une ligne : elle dit sa valeur, et la toucher ouvre son choix — rien ne se réarrange pendant que vous choisissez. Dans l’ordre :
- Que faut-il faire ? — court, actionnable (« Remplacer le bloc secours couloir B »). Ajouter une précision ouvre la description, en texte riche.
- Famille, quand votre organisation en a défini plusieurs, ou quand la sienne demande ou retire quelque chose. Elle vient avant les autres réglages parce qu’elle en décide : la ligne dit ce qu’elle change (« 2 questions pour clôturer, sans priorité »), et chaque choix le dit aussi (« Pour clôturer : Zone, Cause », « Sans priorité »). Changer de famille efface les réponses déjà données à ses questions.
- Assignée à (voir ci-dessous), Échéance, et Site — celui de l’inspection, déjà choisi, quand l’action naît d’une réponse.
- La Priorité — Basse, Moyenne ou Haute.
- Pour clôturer, quand la famille pose des questions : « Répondez maintenant si vous savez, ou laissez la personne assignée le faire. » Rien n’y est exigé pour créer l’action.
L’Échéance propose Sans échéance, Aujourd’hui, Demain et Dans une semaine, chacun avec son jour en clair. Pour un autre jour, Ou une autre date : saisissez la date, puis touchez Choisir le 12 novembre — c’est ce bouton qui la retient. La ligne dit alors le jour (« Avant le 26 novembre », et le jour de la semaine dessous) ; l’action est due avant la fin de ce jour.
Sous Créer l’action, une phrase dit ce qui va se passer : « Une notification part à Nadia Benali. », « Elle apparaîtra dans vos actions. », « Un lien personnel part à … ». S’il manque quelque chose, c’est elle qui le dit.
Les quatre façons d’assigner
Section intitulée « Les quatre façons d’assigner »La ligne Assignée à ouvre une liste à chercher : Non assignée, Moi, puis les Membres, les Groupes, les Sites — et en bas Un prestataire, par e-mail.
| Assigner à | Ce que ça produit |
|---|---|
| Un membre | l’action est sur son assiette ; il est notifié |
| Un prestataire, par e-mail | une personne sans compte reçoit un lien personnel pour répondre |
| Un groupe | file d’équipe : chaque membre du groupe la voit — le premier qui la traite la traite |
| Un site | file de lieu : ceux qui travaillent sur ce site la voient |
L’assignation à un groupe ou à un site est une file, pas une diffusion : l’action existe en un exemplaire, visible de tous les concernés, et quiconque la prend la prend pour tout le monde.